Infopath con Sharepoint 2010

con Gonzalo Alcaraz.

Introducción

Estamos trabajando en AVANADE participando de un proyecto de desarrollo para una de las más importantes empresas cabeceras. Estamos utilizando un portal en SharePoint Online conocido como Office 365 o BPOS. Hemos implementado formularios de edición de ítems de listas.

Necesidad

                Necesitamos limitar la selección disponible para los campos de un ítem en una lista de SharePoint 2010, y limitar la selección de valores de ciertos campos de acuerdo al elemento seleccionado en otro campo. Infopath nos permite editar directamente un formulario estándar o crear uno nuevo en SharePoint y conectar campos de este con datos en listas  que contiene datos tabulados, crear y conectar filtros, cambiar el tipo de los controles en el formulario, etc.

Solución

Infopath es una aplicación incluida en el paquete Office. Una vez instalado, la forma más fácil de editar y customizar un formulario de lista de Sharepoint es entrando en su sitio de SharePoint.

1.       Una vez en la lista de Sharepoint, desplegue el menú list. Luego, en el ribbon desplegado, clickee en “Customize Form”.

2.       Se abrirá el formulario de la lista en Infopath. Para cambiar el tipo de un cambio en el formulario, haga click derecho en el campo y seleccione “Change Control-> (Tipo de campo)”. Seleccione Drop-Down List Box.

3.       Para cargarle datos a la drop-down list, haga click derecho sobre el Drop-Down List Box, y luego “Drop-Down List Box Properties”.

4.       Se abre la ventana de propiedades. En el tab “Data”, debajo de “List box choices”, seleccione “Get choices from an external data source”. Luego, al lado de “Data Source” presione el botón “Add”. Se abre el “Data Connection Wizard”.

5.       Siga los pasos del wizard para configurar la conexión. Ayúdese con las imágenes cuando sea necesario. En este caso, seleccionaremos crear una nueva conexión para recibir datos, y hacerlo desde una lista o librería de SharePoint.

6.       Luego ingresaremos el nombre del sitio de SharePoint en el Wizard (el nombre del sitio raíz). Después se le pedirá seleccionar la lista o librería de donde sacar los datos, y luego los campos que desea que se traigan. Haga sus selecciones según sea necesario.

  

   

7.       Una vez creada la conexión, puede seleccionar los campos de dicha conexión que serán cargados en la Drop-Down List. Los botones de la izquierda le permiten hacer esto. También le permiten filtrar los datos aquí mostrados.

 

8.       Se tienen muchas opciones para filtrar datos. Por ejemplo, pueden mostrarse sólo los elementos cuyo campo ‘x’ sea igual a uno de los otros campos seleccionados en el formulario

9.       Una vez se tenga el formulario listo, basta con presionar el botón “Quick Publish” para publicarlo nuevamente al sitio.

Conclusión

MS Office InfoPath es una herramienta poderosa que permite crear y editar formularios de una gran variedad, incluidos formularios de SharePoint, de una forma muy práctica y rápida. En lo que concierne a SharePoint en particular, pueden crearse vistas de listas, y con un poco de adición de código, pueden crearse vistas que permitan la creación de ítems nuevos en las listas. Otra de las ventajas de usar InfoPath es que puede utilizarse en forma off line.

En una próxima newsletter vamos a ver el uso avanzado de InfoPath.